Komunikasi Tertulis dan Strategi Penerapannya

Alumni IFTK Ledalero
Komunikasi Tertulis dan Strategi Penerapannya 12/08/2023 729 view Pendidikan fisip.umsu.ac.id

Dewasa ini studi tentang perilaku organisasi dapat dilihat sebagai hal baru dalam lingkup manajemen. Studi tentang perilaku organisasi mencakup beberapa bentuk komunikasi baik secara tertulis maupun lisan. Komunikasi yang efektif niscaya dapat memberikan pengaruh signifikan dalam penerapan dan pengembangan strategi organisasi bisnis.

Komunikasi didefinisikan oleh John Fiske (2018:2) sebagai budaya kehidupan manusia. Tanpa komunikasi budaya akan mati. Komunikasi melibatkan tanda dan kode. Tanda adalah objek yang mengacu kepada sesuatu di luar tanda tersebut, sedangkan kode merupakan tanda yang diorganisasikan dan menentukan tanda-tanda tersebut saling berkaitan satu dengan yang lain. Komunikasi juga didefinisikan oleh Nurudin (2016:11) sebagai bagian dimensi sosial yang khusus membahas pola interaksi antar manusia dengan menggunakan ide atau gagasan lewat lambang atau ujaran bunyi. Searah dengan Nurudin, Muhamad Mufid mendefinisikan komunikasi sebagai aktivitas mekanik yang lakukan oleh komunikator yang bersifat situasional dan kontekstual. Dengan demikian, komunikasi merupakan proses penyampaian pesan kepada penerima pesan baik dalam bentuk informasi, ide, gagasan, maupun emosi yang diterapkan dalam bentuk tulisan maupun lisan.

Komunikasi tertulis sebagaimana diuraikan oleh Yayah Churiyah dalam (http://file.upi.edu/, diakses 13 Juni 2023) merupakan suatu kegiatan komunikasi yang mencakup membaca dan menulis dengan menggunakan tulisan sebagai sarana informasi. Komunikasi tertulis memiliki manfaat dalam sebuah organisasi bisnis seperti, memastikan pesan atau informasi dipahami dengan jelas oleh pihak-pihak yang terlibat, menunjukkan profesionalitas dari seseorang pemberi informasi dan meminimalisasi kesalahpahaman dan kesalahan yang merugikan organisasi.

Pada umumnya, komunikasi tertulis dalam sebuah organisasi dapat berbentuk laporan, proposal, e-mail, surat, dan berbagai dokumen lainnya. Kemampuan seorang pemimpin atau karyawan dalam mengembangkan komunikasi tertulis secara baik dan efektif dapat mencerminkan profesionalitas kepemimpinannya sekaligus meminimalisasi hal-hal yang dapat merugikan organisasi. Komunikasi tertulis yang efektif dapat juga membangun kepercayaan antara pemimpin dan karyawan, memperkuat organisasi, dan meningkatkan kerjasama atau kolaborasi antar pelaku dalam sebuah organisasi. Sebaliknya, apabila komunikasi tersebut tidak berjalan efektif, maka dapat merusak hubungan dalam organisasi, merugikan relasi bisnis dengan mitra, pelanggan dan pemangku kepentingan lainnya.

Berdasarkan penelitian yang dilakukan oleh PT Apac Inti Corpora (https://www.neliti.com/id/journals, diakses 14 Juni 2023) komunikasi dapat terjadi dengan baik apabila tumbuhnya kesadaran dalam menjaga komunikasi antara pemimpin dan karyawan dan juga dengan mitra bisnis dan pelanggan lainnya. Penelitian lain juga dilakukan oleh Januarida A. Yuli dalam (eprints.unpal.ac.id, diakses 14 Juni 2023) menyimpulkan bahwa hasil yang didapat dari analisis regresi dengan menggunakan alat SPSS versi 22 menunjukkan bahwa ada pengaruh dari komunikasi efektif terhadap kinerja karyawan pada PT. Pegadaian (Persero) Lahat. Dengan demikian, untuk meningkatkan komunikasi tertulis dalam sebuah organisasi bisnis dibutuhkan strategi yang mumpuni.

Setiap pesan yang disampaikan dalam sebuah organisasi bisnis membutuhkan strategi-strategi khusus. Strategi tersebut diuraikan sebagai berikut. Pertama, mengkonsepkan rencana komunikasi yang hendak diberikan kepada audiens. Konsep tersebut berfungsi sebagai patokan atau rencana pertama dalam penyampaian pesan. Konsep tersebut juga berfungsi sebagai proposal dalam penyampaian pesan kepada audiens, pelanggan, dan pemangku kepentingan lainnya.

Kedua, menulis rencana penyampaian komunikasi kepada audiens. Rencana tersebut mesti ditulis dengan tujuan dan audiens yang jelas. Strategi kedua ini akan membantu penginformasi untuk memahami dengan baik sekaligus menyesuaikan tingkat kefolmalan tulisan tersebut dengan kebutuhan pembaca. Penyampaian pesan yang baik kepada sasaran pembaca mengandaikan keefektivitas dari sebuah komunikasi tertulis.

Ketiga, mengorganisasi informasi atau pesan dengan baik. Hal ini dimaksudkan agar pesan atau informasi yang diberikan sesuai dengan kaidah-kaidah logis dalam komunikasi tertulis. Informasi yang logis dan terstuktur dapat dimulai dengan pengantar yang atraktif, diikuti dengan poin-poin utama yang jelas, dan diakhiri dengan kesimpulan yang kuat. Informasi yang terstuktur ini dapat membantu pembaca memahami pesan dengan lebih baik. Selain itu, pengirim pesan mesti menggunakan bahasa yang sesuai dengan komunitas penerima pesan. Dengan kata lain, penginformasi harus menghindari bahasa yang bersifat ambigu dan penggunaan bahasa yang tidak dikenal pembaca.

Keempat, mengecek dan memperbaiki pesan atau informasi. Sebelum mengirim pesan kepada sasaran pembaca, pesan tersebut mesti dicek sekaligus direvisi, apabila terjadi kekeliruan yang berkaitan dengan pesan atau kelogisan pesan yang disampaikan. Hal yang mesti dicek dan direvisi ialah tata bahasa, ejaan, dan kalimat yang dianggap keliru atau tidak sesuai.

Kelima, seorang komunikator tertulis mesti mengembangkan kebiasaan membaca dan menulis. Membaca menjadi basis dalam menulis. Seorang pembaca yang baik pasti dapat menulis dengan baik. Namun, menulis dengan baik tidak hanya dengan proses membaca yang baik, melainkan juga dengan kualifikasi-kualifikasi khusus yang terus dikembangkan secara terstruktur.

Komunikasi tertulis akan menjadi efektif apabila pesan yang disampaikan dapat diterima dengan jelas. Kejelasan pesan yang disampaikan dapat mendukung perkembangan organisasi bisnis, meningkatkan produktifitas, membangun hubungan antara pelaku bisnis, dan memperoleh keuntungan yang kompetitif. Untuk itu strategi pegembangan komunikasi tertulis seperti mengkonsepkan rencana, menulis rencana, mengorganisasikan rencana, mengecek atau merevisi kembali pesan yang hendak disampaikan dan mengembangkan diri dengan kebiasaan membaca dan menulis sangat penting diterapkan. Dengan menerapkan strategi-strategi tersebut secara efektif niscaya sebuah organisasi bisnis dapat berjalan dengan baik.

Jika anda memiliki tulisan opini atau esai, silahkan dikirim melalui mekanisme di sini. Jika memenuhi standar The Columnist, kami dengan senang hati akan menerbitkannya untuk bertemu dengan para pembaca setia The Columnist.
Artikel Lainnya